Reclamaciones y paz y salvo a contratistas
Con la expedición del PAZ Y SALVO, aseguramos el cumplimiento oportuno de las obligaciones de las empresas contratistas de Ecopetrol S.A con los proveedores de bienes y servicios de Barrancabermeja y la jurisdicción.
¿Qué es el Paz y Salvo a Contratistas?
Es el certificado que expide la Cámara de Comercio de Barrancabermeja a través del cual se evidencia la situación de cumplimiento de los proveedores y subcontratistas de Ecopetrol S.A frente a las obligaciones adquiridas con los proveedores y subcontratistas de Barrancabermeja y Yondó, que les suministraron bienes y servicios en el marco de un con-trato ejecutado a Ecopetrol S.A
¿Desde cuándo funciona este mecanismo de apoyo al empresariado local?
Surgió en 1999 como una iniciativa conjunta de Ecopetrol S.A., Comité de Gremios y Cámara de Comercio de Barrancabermeja para contribuir al fortalecimiento de la economía de Barrancabermeja.
¿Cómo se evidencia este requerimiento en los contratos con Ecopetrol S.A.?
En los Contratos se incluyó un texto relacionado con la forma de pago, para que en el último paso se exija como una obligación adicional que tanto el Contratista como el Subcontratista presenten a Ecopetrol S.A una certificación de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja, expedida con una antelación no superior a (5) días hábiles.
Solicitud del PAZ Y SALVO
La deben hacer las personas naturales o jurídicas que tengan contratos y subcontratos vigentes con Ecopetrol S.A. celebrados y ejecutados en la jurisdicción de Barrancabermeja y la regional Magdalena Medio y en Yondó Antioquia.
Deberán efectuar la solicitud de paz y salvo por escrito ante la Cámara de Comercio de Barrancabermeja, incluyendo el número y objeto del contrato, además se debe anexar copia del acta de finalización del contrato, debidamente firmada.
Ecopetrol informará a la Cámara de Comercio de Barrancabermeja por escrito, vía correo electrónico, una vez suscriba el acta de finalización del contrato.
Registro de la Solicitud de PAZ Y SALVO
La Cámara de Comercio de Barrancabermeja al recibir la petición emite un comunicado a la opinión pública informando sobre las solicitudes de paz y salvo presentadas por los contratistas de Ecopetrol S.A
Plazo para expedir el PAZ Y SALVO
Una vez haya sido divulgado el comunicado a la opinión pública se dispondrá de diez (10) días calendario, para que proveedores y comerciantes presenten oportunamente sus reclamaciones.
Si no hay reclamaciones
Si al pasar los diez (10) días calendario y no se han presentado reclamaciones por parte de los comerciantes y empresarios locales, la Cámara de Comercio procederá a expedir dicho paz y salvo al contratista solicitante.
Si hay reclamaciones
En caso de presentarse reclamaciones, el paz y salvo será negado por escrito al Contratista, hasta que éste efectúe el pago de las deudas pendientes a los proveedores que oportunamente registraron sus reclamaciones en la Cámara de Comercio.
Si el contratista paga a proveedores las deudas.
Si se efectúa el pago de las deudas pendientes a los proveedores que presentaron su reclamación en la Cámara de Comercio, el contratista de Ecopetrol S.A debe realizar una segunda solicitud de paz y salvo en la Cámara de Comercio, anexando los soportes de pago, tales como:
Constancia que el contratista se encuentra a paz y salvo de las deudas pendientes, facturas, órdenes de pago o cualquier otro documento que permita verificar que el proveedor ha quedado satisfecho con la solución de tal reclamación.
Una vez superados los tres (03) días hábiles siguientes a la fecha en que el Contratista radique la segunda solicitud de expedición de Paz y Salvo y verificado el estado de cumplimiento de todas las reclamaciones registradas, se expedirá el Paz y Salvo al Contratista que los requiera y que cumpla con cada uno de los requisitos descritos.
Dicho Paz y Salvo consistirá en una comunicación escrita que se entrega al contratista y a Ecopetrol S.A
¿Quiénes pueden presentar reclamaciones por bienes y servicios locales prestados a empresas contratistas de Ecopetrol S.A?
Todas las Personas Naturales o Jurídicas que se encuentren registradas en la Cámara de Comercio de Barrancabermeja y/o Magdalena Medio y Nordeste Antioqueño, que estén al día en la renovación de la Matrícula Mercantil y cumplan con los deberes establecidos en el Código de Comercio.
Así mismo, se requiere que el proveedor registrado en la Cámara de Comercio de Barrancabermeja y/o Magdalena Medio y Nordeste Antioqueño no haya iniciado proceso o acción judicial alguna en contra del contratista deudor.
Así mismo, se requiere que el proveedor registrado en la Cámara de Comercio de Barrancabermeja y/o Magdalena Medio y Nordeste Antioqueño no haya iniciado proceso o acción judicial alguna en contra del contratista deudor.
¿Cómo pueden presentar las reclamaciones?
Las reclamaciones serán presentadas ante la Cámara de Comercio de Barrancabermeja, por escrito y podrán presentarse por el matriculado o Representante Legal directamente, NO requiere Abogado ni apoderado judicial, y debe indicar los datos básicos de contacto de la persona natural o jurídica que presenta reclamación, esto es: nombre, dirección, teléfono, monto por el cual se hace la reclamación y modalidad en la que contrató. Además, deberá indicar el número del contrato que celebró la empresa contratista con Ecopetrol S.A. (Solicite en la Cámara de Comercio de Barrancabermeja el MODELO DE RECLAMACIÓN propuesto).
El plazo para presentar la reclamación es de 10 días calendario, siguiente a la publicación del comunicado a la opinión pública emitido por la Cámara de Comercio, en el cual se informa a la comunidad la lista de contratistas de Ecopetrol S.A. que han solicitado paz y salvo.
¿Qué trámite se le da a la reclamación?
Una vez finalizado el plazo para recibir las reclamaciones, la entidad gremial registrará las reclamaciones recibida en la relación de Proveedores con Reclamaciones, para abrir la hoja de vida de cada contratista de Ecopetrol S.A., con el fin de efectuar proceso de control y seguimiento a cada uno.
Mensualmente se enviará vía correo electrónico a Ecopetrol S.A las reclamaciones recibidas y, así mismo, se notificará al contratista de las obligaciones pendientes de acuerdo a las reclamaciones recibidas. A su vez, Ecopetrol S.A., de manera inmediata deberá reportar a la Cámara de Comercio cualquier novedad relacionada con alguna reclamación ya presentada y notificada.
Para la solución de controversias
Si el contrato se encuentra en la etapa final liquidación y se requiere un proceso de concertación entre contratista y proveedores, la Cámara de Comercio de Barrancabermeja prestará los servicios sin costo alguno, a través del Centro de Conciliación.
La CCB podrá ser garante
La cámara de comercio podrá intervenir en calidad de garante, siempre y cuando medie solicitud por escrito para Ecopetrol S.A de Cesión de pago por parte del contratista, en virtud de la cual, el contratista quedará como Endosante y la Cámara de Comercio como Cesionario y/o Endosatario, para efectos de realizar los pagos respectivos.
Ecopetrol S.A Podrá aceptar o rechazar
Ante lo anterior, Ecopetrol S.A deberá manifestarse por escrito al respecto, y procederá a rechazar o aceptar dicha solicitud en un término máximo de cinco (05) días hábiles.
- SI ACEPTA: Ecopetrol S.A. procederá, salvo orden de autoridad competente o mandato que impida hacerlo, a autorizar el pago de la cuneta, sobre la condición de que el contratista cumpla todos los requisitos para realizar el pago en las siguientes situaciones:
- En caso de que el 10% del pago final, sea suficiente para cubrir cada una de las creencias pendientes con los proveedores, la Cámara de Comercio, procederá a hacer efectiva la entrega del dinero a los proveedores y al contratista, si fuera posible. Los gastos bancarios que se generen deberán ser asumidos por el contratista en su totalidad.
- Si el saldo equivalente al 10% del pago final, no es suficiente para que el contratista cumpla con todas las obligaciones pendientes, se convocará una reunión a la que asistirá el contratista y los proveedores que presentaron reclamación, con el fin de levantar un Acta de Acuerdo en la que se fijara el alcance y términos propios de un arreglo directo, indicado cuánto se le va a entregar a cada uno de manera proporcional al monto de su deuda, así como también se le exigirá el cumplimiento de ciertas formalidades para hacer efectiva la entrega del dinero.
- En este caso se deberá dejar claro que cualquier saldo que llegue a quedar pendiente se someterá a acuerdos individuales entre los acreedores y el contratista, y se procederá a liberar el Paz y salvo.
Importante!
En la etapa de liquidación de los contratos, Ecopetrol S.A NO podrá realizar pagos parciales, ni el pago final hasta que el contratista presente el PAZ Y SALVO expedido por la Cámara de Comercio de Barrancabermeja.
